terça-feira, 13 de janeiro de 2009

Otimizando Recursos do SharePoint 2007 - Part 3

Caros Leitores para fecharmos a nossa serie neste post vou falar de Tipos de conteúdo: o que é, pra que serve, e como criar uma tipo de conteúdo personalizado.

Os tipos de conteúdo por definição são as caracteriscas unicas que distiguem por exemplo uma biblioteca de documentos de uma biblioteca de imagem, uma lista de tarefas de um calendário e assim sucessivamente.

A diferença é que no "Gene" desta lista / Biblioteca esta o tipo de conteúdo dela que por sua vez define suas caracteriscar unicas.

Estas características podem variar, como por exemplo, o resultado de uma biblioteca de documento é a publicação do documento .doc, .ppt, .gif, .jpg etc. na biblioteca, enquanto em uma lista de tarefas o resultado é um conjunto de informações (metadados ou colunas) inseridos no momento da criação do item.

Pra finalizar podemos ainda criar os nosso próprio tipo de conteúdo herdando as características de um tipo de conteúdo existente.

Para isso uma vá em ações do site, definiçõe do site, localize a opção Tipos de conteúdo e clique em criar.

Selecione um tipo de conteúdo existente no SharePoint para ser o Pai do seu tipo de conteúdo, ao fazer isso você esta informando a que categoria de tipos de conteúdo o seu tipo de conteúdo fará parte, você pode escolher entre varios Lista, Documentos, Paginas de Artigo etc.

Ao selecionar o tipo de Conteúdo de Lista você só poderá atribui-lo a uma lista personalizada ou um objeto (repositórios do Sharepoint) que também herde seu conteúdo do tipo de conteúdo Lista.

Desta forma, por exemplo, não seria possível criar um tipo de conteúdo que Herde de documentos e associa-lo a uma lista personalizada e vice-versa.

Uma vez criado seu tipo de conteúdo, crie quantas colunas for necessário, conforme descrito no post "Colunas ou Metadados", uma vez criado as colunas pesonalizadas do seu tipo de conteúdo, basta associa-lo a repositório.

Para associar um tipo de conteúdo ao repositório vá até o repositório, clique em definições da lista e/ou bibilioteca.

Localize a opção definições avançadas e clique em permitir o gerenciamento de tipo de conteúdo, uma vez feito isso você passará a visualizar os tipos de conteúdo já associado ao seu repositório ex: documento para Biblioteca de documentos, Imagens para Biblioteca de Imagens e assim sucessivamente, para adicionar o seu tipo de conteúdo a lista de tipos de conteúdo do respositório, vá em adicionar à partir de conteúdos existentes, localize o seu tipo de conteúdo a partir dos tipo de conteúdo "pai", ou seja, a partir do conteúdo, que o seu conteúdo herda, uma vez localizado o seu tipo de conteúdo, confirme a inclusão.

Para testar o seu tipo de conteúdo adicione um novo item ao seu repositório e ao exibir o formulário de cadastro de item selecione o seu tipo de conteúdo na lista de tipos de conteúdos.

sexta-feira, 9 de janeiro de 2009

Colunas ou Metadados!

Olá Leitores,

Recentemente estava finalizando meu Post, o que fala sobre tipos de Conteúdo, e percebi que não posso falar de tipos de conteúdo, sem antes explicar o que é, e, como usar colunas ou metadados no SharePoint, sendo assim vamos a elas as colunas.

Colunas ou Metadados como costumamos charmar, é uma forma de categorizar uma informação ou um documento, e isso não é uma invenção do SharePoint não, eles já existiam há muito tempo, mas, nós, pobres mortais, não os usávamos ou pelo menos eu não usava.

É, é isso mesmo e, é fácil eu te provar, basta você pegar qualquer documento que você tenha no seu Desktop e, clicar com o Botão direto selecionar a opção Propriedades. Vá na aba "Detalhes" e você vai encontra-los!!! Pois é, são eles mesmo, estes são os metadados do seu documento, seja ele qual extensão for...

O SharePoint apenas deu, update, no uso destes metadados ou propriedade do documento. No SharePoint, você não necessariamente precisa utilizar os metadados do documento, você pode criar os seus metadados, mas, o conceito é o mesmo, categorizar ou organizar as informações de uma forma lógica.

Sendo assim vamos imaginar que você tenha uma biblioteca de documento no SharePoint e, precisa categorizar estes documento por setor, por área ou departamento da sua empresa, enfim, precisa agrupar esta informação de uma maneira que os seus usuários consigam, facilmente encontrar este documento.

O que você faz? cria pastas? Cria uma biblioteca pra cada setor?
Ambas as perguntas podem ser respondidas com SIM, mas no SharePoint, você pode ainda criar um metadado na sua biblioteca e, simplesmente agrupar seus documento de acordo com este metadado.

Para criar Metadado(s) vá em definições da lista, criar coluna. Uma vez no formulário de criação de metadados, de um nome para a sua coluna ex:"Departamento" > Localize qual o formato mais apropriado para sua coluna em uma das opções existente, ex:"Opção" > substitua os valores presente: opções 1,2,3 separando um valor por linha e, informe os novos valores da sua coluna ex:"Financeiro, Comercial, RH" clique Ok para finalizar.

O resultado do procedimento pode ser visto editando as propriedade dos documentos existente na biblioteca ou fazendo o upload de um novo documento.

Para agrupar, basta ir em exibições, clicar em modificar esta exibição, localizar a opção "agrupamentos" e, seleciona na lista de campos o metadado recém criado ex:"departamento".

Nota: Metadados podem ser criados em qualquer repositório do SharePoint, seja lista, calendário, documento...

é isso, se der tempo, eu atualizo o Post colocando algumas imagens para facilitar a visualização.

sds
Humel