Colunas ou Metadados!

Olá Leitores,

Recentemente estava finalizando meu Post, o que fala sobre tipos de Conteúdo, e percebi que não posso falar de tipos de conteúdo, sem antes explicar o que é, e, como usar colunas ou metadados no SharePoint, sendo assim vamos a elas as colunas.

Colunas ou Metadados como costumamos charmar, é uma forma de categorizar uma informação ou um documento, e isso não é uma invenção do SharePoint não, eles já existiam há muito tempo, mas, nós, pobres mortais, não os usávamos ou pelo menos eu não usava.

É, é isso mesmo e, é fácil eu te provar, basta você pegar qualquer documento que você tenha no seu Desktop e, clicar com o Botão direto selecionar a opção Propriedades. Vá na aba "Detalhes" e você vai encontra-los!!! Pois é, são eles mesmo, estes são os metadados do seu documento, seja ele qual extensão for...

O SharePoint apenas deu, update, no uso destes metadados ou propriedade do documento. No SharePoint, você não necessariamente precisa utilizar os metadados do documento, você pode criar os seus metadados, mas, o conceito é o mesmo, categorizar ou organizar as informações de uma forma lógica.

Sendo assim vamos imaginar que você tenha uma biblioteca de documento no SharePoint e, precisa categorizar estes documento por setor, por área ou departamento da sua empresa, enfim, precisa agrupar esta informação de uma maneira que os seus usuários consigam, facilmente encontrar este documento.

O que você faz? cria pastas? Cria uma biblioteca pra cada setor?
Ambas as perguntas podem ser respondidas com SIM, mas no SharePoint, você pode ainda criar um metadado na sua biblioteca e, simplesmente agrupar seus documento de acordo com este metadado.

Para criar Metadado(s) vá em definições da lista, criar coluna. Uma vez no formulário de criação de metadados, de um nome para a sua coluna ex:"Departamento" > Localize qual o formato mais apropriado para sua coluna em uma das opções existente, ex:"Opção" > substitua os valores presente: opções 1,2,3 separando um valor por linha e, informe os novos valores da sua coluna ex:"Financeiro, Comercial, RH" clique Ok para finalizar.

O resultado do procedimento pode ser visto editando as propriedade dos documentos existente na biblioteca ou fazendo o upload de um novo documento.

Para agrupar, basta ir em exibições, clicar em modificar esta exibição, localizar a opção "agrupamentos" e, seleciona na lista de campos o metadado recém criado ex:"departamento".

Nota: Metadados podem ser criados em qualquer repositório do SharePoint, seja lista, calendário, documento...

é isso, se der tempo, eu atualizo o Post colocando algumas imagens para facilitar a visualização.

sds
Humel